HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Aansluitend op art. 23 van de Statuten, geeft het Huishoudelijk Reglement een uitwerking op onderdelen van het doen en laten binnen de vereniging.

DEEL I  ALGEMEEN.

Artikel 1, lid a.

De vereniging VVCL is ontstaan op 15 februari 1995 uit de omzetting van de stichting SVCL, opgericht 2 maart 1981.
De vereniging geeft inhoud aan haar doelstelling, zoals beschreven in de statuten, art.3 door de in beheer hebbende percelen grond jaarlijks uit te geven onder de leden. 

Artikel 1, lid b.

De leden mogen de door de vereniging op naam toegewezen percelen grond uitsluitend als amateur-tuinder gebruiken.

Artikel 2, lid a.
Bij inschrijving moet inschrijfgeld betaald worden.

Artikel 2, lid b.

     Het lidmaatschap gaat in zodra een kandidaat-lid een toegewezen tuinperceel aanvaardt en de door het bestuur opgestelde gebruikersovereenkomst heeft ondertekend. 

Artikel 2, lid c.

Door haar/zijn toetreding verklaart ieder lid de statuten, reglementen, besluiten van de algemene vergadering en openbaar gemaakte bestuursbesluiten na te leven en het perceel grond te aanvaarden in zijn momentele staat.

Artikel 3, lid a.

De vereniging is nimmer aansprakelijk voor beschadigingen, vermindering, ontvreemding of zoekraken van eigendommen van leden op de complexen van de vereniging, dan wel tijdens vergaderingen of evenementen georganiseerd door of namens de vereniging.

DEEL II  BESTUUR.

Artikel 4,lid a.

Het bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris, de penningmeester en de benoemde plaatsvervangers en overige bestuursleden. 

Artikel 4.lid b.

Ieder bestuurslid verricht haar/zijn taak op vrijwillige basis en krijgt geen vergoeding voor de verrichte werkzaamheden. Hetzelfde geldt voor leden van commissies, tenzij de algemene ledenvergadering hiervoor speciale toestemming heeft gegeven. 

Artikel 4 lid c.

Aantoonbare onkosten in verband met een opgedragen taak kunnen, ter beoordeling vooraf van het bestuur, worden vergoed volgens de geldende rijkstarieven. 

Artikel 5.

De voorzitter leidt de leden- en bestuursvergaderingen en is verantwoordelijk voor de toepassing en uitvoering van de Statuten en de overige reglementen, alsmede voor de uitvoering van de besluiten van de leden- en bestuursvergaderingen. 

Artikel 6, lid a.

De secretaris voert de correspondentie van en namens de vereniging en behoudt van alle correspondentie een kopie voor het archief. 

Artikel 6,  lid b.

De secretaris houdt de ledenadministratie bij en beheert het archief van de vereniging. Hij maakt de agenda, het verslag van de bestuurs- en ledenvergaderingen en het jaarverslag. 

Artikel 6, lid  c.

    De secretaris verzorgt de schriftelijke toewijzing van de tuinpercelen aan de kandidaat-leden.

Hij sluit de gebruiks-overeenkomsten af en draagt zorg voor de afhandeling van de opzegging van percelen tuin op basis van de verstrekte informatie van de Tuin Commissaris (TC). 

Artikel 7, lid a.

De penningmeester beheert de gelden van de vereniging, draagt zorg voor het betalingsverkeer en is aansprakelijk voor alle onder zijn berusting zijnde geldmiddelen van de vereniging. 

Artikel 7, lid b.

De penningmeester geeft namens het bestuur vooraf toestemming voor het doen van uitgaven of het maken van (on)kosten voor de vereniging op grond waarvan deze kosten declarabel zijn. 

Artikel 7, lid c.

De penningmeester geeft het bestuur regelmatig inzicht in de financiële stand van zaken en sluit per 31 december het verenigingsjaar af met een overzicht van de baten en lasten en stelt de begroting voor het komende jaar op. 

Artikel 7, lid d.

Tijdig voor de algemene ledenvergadering legt de penningmeester de boeken voor aan de kascontrole commissie en zorgt ervoor dat het controleverslag bij de stukken voor de jaarvergadering wordt gevoegd. 

Artikel 7, lid e.

Bij tussentijds aftreden van de penningmeester wordt het financieel beheer door de kascontrolecommissie gecontroleerd. Het verslag hiervan alsmede alle financiële middelen worden ter beschikking van het bestuur gesteld.

Artikel 8, lid a.

De TC’s zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het verenigingsbeleid op de tuincomplexen. Zij houden toezicht op de dagelijkse gang van zaken. 

Artikel 8, lid b.

Over probleemzaken en/of discutabele punten in het gedrag van leden voeren de TC’s overleg met het bestuur. 

Artikel 8, lid c.

De TC’s controleren opgezegde percelen en melden de resultaten zowel bij het betreffende lid als bij het bestuur.

Artikel 9, lid a.

    Door de leden voorgestelde bestuurskandidaten dienen schriftelijk kenbaar gemaakt te worden aan de secretaris, tenminste 14 dagen voor de          aanvang van de algemene ledenvergadering, gesteund door tenminste 10 leden en voorzien van een akkoordverklaring van het voorgestelde lid.

Artikel 9, lid b.

Een bestuurslid, dat is ontslagen, geschorst, of zijn/haar  functie heeft neergelegd, is verplicht de administratieve bescheiden en eigendommen van de vereniging, die in zijn/haar bezit zijn binnen veertien dagen over te dragen aan het bestuur 

Artikel 9, lid c.

Indien het bestuur zich genoodzaakt ziet gezamenlijk af te treden is het gehouden de belangen van de vereniging te blijven behartigen tot twee maanden na het neerleggen van hun functie of zoveel korter als nodig is om het nieuwe bestuur te benoemen.

Artikel 10, lid a.

Bestuursvergaderingen worden gehouden: op verzoek van de voorzitter of op verlangen van tenminste drie bestuursleden. 

Artikel 10, lid b.

Het bestuur neemt besluiten bij meerderheid van stemmen en maakt deze bekend op een door het haar te bepalen wijze. 

Artikel 10, lid c.

Het bestuur kan, voor bestuursleden en commissieleden met speciale opdrachten, richtlijnen uitgeven.

Artikel 11.

     Toezegging van tuinen aan leden geschiedt in volgorde van aanmelding.

DEEL III  COMMISSIES.

Artikel 12, lid a.

     De vereniging kent 2 soorten commissies: vaste commissies  en  tijdelijke commissies.                    

Artikel 12, lid b.

Tot de vaste commissies behoren de Kas Controle Commissie (KCC), de Winkel Commissie (WC)

Artikel 12, lid c.

Tot de tijdelijke commissies behoren groepjes (bestuurs)leden die speciale bestuurs-opdrachten uitwerken.

Artikel 12, lid d.

Behoudens de KCC, worden de overige commissies door het bestuur benoemd.

Artikel 12, lid e.  

    De TC voert namens het bestuur het technisch beheer over de tuincomplexen en adviseert het bestuur over de nodige werkzaamheden.

 Artikel 12, lid f.
De TC controleert periodiek de algemene staat van de complexen, zoals inrit, omheining, beplanting, wegen, paden, sloten en bermen, alsmede de hulpmiddelen voor algemeen gebruik (kruiwagens e.d.).

 Artikel 12, lid g.
De TC beoordeelt aanvragen voor bouwwerken, en andere opstallen en brengt advies uit aan het bestuur. Het bestuur besluit.

 Artikel 12, lid h.
De TC houdt  toezicht op de onderhoudstoestand van de tuinen en wijst de leden op overtredingen van de statuten, het huishoudelijk reglement en/of het tuinreglement.

 Artikel 12, lid i.
De uitvoering van algemene onderhoudswerkzaamheden staat onder leiding van de TC en wordt zo mogelijk door de leden uitgevoerd.

DEEL IV  ALGEMENE VERGADERING.

Artikel 13, lid a.

    Per jaar wordt tenminste één algemene ledenvergadering gehouden

Artikel 13, lid b.
     De algemene vergadering draagt een besloten karakter.

Artikel 13, lid c.

De agenda voor deze vergadering(en) kent tenminste de volgende punten:

• ingekomen stukken
• notulen vorige vergadering
• jaarverslagen voorzitter en secretaris
• financieel jaaroverzicht
• begroting komend jaar
• mutaties bestuur en commissies
• de jaarlijks vast te stellen bedragen.
• reglementen

Artikel 13, lid d.

• De leden kunnen agenda- en discussiepunten voor de algemene ledenvergadering inbrengen en wel schriftelijk bij het bestuur tot vijf dagen voor de aangekondigde vergaderdatum. 

Artikel 13, lid e.

In de algemene ledenvergadering voert niemand meer dan tweemaal het  woord over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter anders besluit. Men houdt zich daarbij aan de afgesproken spreektijd. 

Artikel 13, lid f.

Bij schriftelijke stemming vormen drie aangewezen gewone leden de stemcommissie, die uit hun midden een voorzitter kiezen. 

Artikel 13, lid g.

De stemcommissie verzorgt de stemming, controleert het aantal en de geldigheid van de stembriefjes, telt en maakt via de voorzitter de uitslag bekend. 

Artikel 13, lid h.

Met uitzondering van besluiten betreffende de statuten en het huishoudelijk reglement worden besluiten genomen bij meerderheid van de aanwezige geldige stemmen. 

 Artikel 13, lid i.

Besluitvorming van de algemene vergadering is slechts mogelijk over die zaken waarover de leden zich een mening hebben kunnen vormen door de ontvangen schriftelijke informatie bij de vergaderstukken. 

 Artikel 13, lid j.

Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden in een algemene vergadering bij 2/3 meerderheid van de aanwezige stemmen.

DEEL  V.  LEDEN.

Artikel 14.

Elk (kandidaat)lid heeft een geldig legitimatie bewijs over te leggen evenals zijn/haar woonadres en verdere contactgegevens ( tel.nr, e-mail adres). Mutaties van deze gegevens moeten per omgaande doorgegeven worden aan de secretaris.

Artikel 15, lid a.

     De aanvraag wordt op volgorde van de betaaldatum van het inschrijfgeld op de wachtlijst geplaatst, toewijzing van een tuin geschiedt op   volgorde van de wachtlijst.

Artikel 15, lid b.

     Leden kunnen hun tuin niet onderhands aan anderen toezeggen of overdoen. 

Artikel 15, lid c.

Zij die een tuin krijgen toegewezen, betalen eenmalig de waarborgsom. 

Artikel 15, lid d.

De waarborgsom het eerste lidmaatschapsgeld en het gebruiksbedrag voor het tuingebruik worden binnen 30 dagen na dagtekening van de factuur van het bestuur overgemaakt op de rekening van de vereniging. 

Artikel 15, lid e.

Indien na 30 dagen geen betaling is ontvangen kan het lidmaatschap met onmiddellijke ingang door de vereniging worden opgezegd.  De borg wordt in dat geval niet gerestitueerd.

Artikel 16, lid a.

De tuinen worden in principe voor een tijdsduur van een(1) verenigingsjaar in gebruik gegeven. 

Artikel 16, lid b.

    Zolang de vereniging de beschikking heeft over de grond, wordt de gebruiksperiode per perceel telkenmale stilzwijgend met een (1) jaar     

    verlengd, tenzij het verenigingslid voor 1 oktober van het lopende jaar zijn/haar tuin schriftelijk heeft opgezegd, bij het secretariaat. 

Artikel 17, lid a.

Het is de leden niet toegestaan een tuin of een deel ervan, al dan niet tegen betaling in gebruik te geven aan derden. 

Artikel 17, lid b.

Alleen door tussenkomst van het bestuur kan de grootte van een perceel gewijzigd worden. 

Artikel 17, lid c.

Een verzoek tot wijziging legt het lid eerst schriftelijk voor aan de TC. 

Artikel 18, lid a.

Het jaarlijkse gebruiksbedrag per m² wordt ieder jaar op de algemene ledenvergadering vastgesteld voor het volgende jaar. 

Artikel 18 lid b.

Dit bedrag moet binnen 30 dagen na dagtekening van de factuur van het bestuur zijn voldaan. 

Artikel 18, lid c.

Elk lid dat niet heeft voldaan aan de voorgaande, onder lid b  genoemde verplichting, krijg twee maal een aanmaning, waarbij de factuur telkenmale met €5,00 wordt verhoogd. Heeft het lid dan nog niet betaald, volgt automatisch royement, tenzij het lid tussentijds kontact heeft opgenomen met bestuur om tot een betalingsregeling te komen. 

Artikel 19, lid a.

Het lid dat zijn/haar tuin wil opzeggen, moet dat schriftelijk doen aan het secretariaat voor 1 oktober van het lopende jaar. 

Artikel 19, lid b.

De opgezegde tuin moet uiterlijk 30 november van het lopende jaar schoon worden opgeleverd bij de TC.
Onder “schoon” wordt verstaan: een zwarte tuin vrij van bouwwerken opstallen, bomen en struiken inclusief wortels, verhardingen en funderingen, compostopslag, afval en onkruid en eventueel in de grond aanwezige verontreiniging. Hiervan kan worden afgeweken als de nieuwe gebruiker/ster bereid is één of meer zaken over te nemen. Deze afhandeling kan alleen door tussenkomst van de TC en dient ten overstaan van de TC door de nieuwe gebruiker schriftelijk te worden bevestigd. Dit ontslaat de nieuwe huurder niet van schone oplevering bij beёindiging van het lidmaatschap. 

Artikel 19, lid c.

Na 1 oktober opgezegde tuinen worden beschouwd en afgehandeld als opgezegd in het volgende verenigingsjaar, tenzij een aspirant lid van de wachtlijst bereid is de tuin over te nemen. Zulks in overleg met de tuincommissaris. 

Artikel 19, lid d.

Tussentijds vrijkomende tuinen kunnen door tussenkomst van de TC in samenspraak met de secretaris worden uitgegeven dan wel in bruikleen worden gegeven gedurende de rest van het verenigingsjaar. 

Artikel 20, lid a.

Een lid dat naar het oordeel van het bestuur heeft voldaan aan het onder artikel 19 a t/m c genoemde, krijgt uiterlijk voor 1 april van het

volgende jaar zijn/haar waarborgsom(men) teruggestort op zijn/haar rekening. 

Artikel 20, lid b.

Indien naar het oordeel van het bestuur niet aan de verplichting genoemd in artikel 19a t/m c is voldaan zal de tuin op kosten van het lid worden schoongemaakt. Deze kosten worden in mindering gebracht op de waarborgsom. Indien deze kosten hoger zijn dan de waarborgsom zullen ze worden verhaald op de betreffende huurder. 

Artikel 21, lid a.

Bij twijfel over de in de grond aanwezige verontreiniging besluit het bestuur tot een (bodem) onderzoek en voert dit uit op kosten van de vereniging. 

Artikel 21, lid b.

Indien enigerlei vorm van (bodem)verontreiniging wordt aangetroffen, worden de kosten van onderzoek, opruimen en zonodig vervangen van de verontreinigde grond bij het betreffende lid in rekening gebracht.

Artikel 22, lid a.

Elk lid is verplicht jaarlijks een aantal uren voor algemeen onderhoud van de tuincomplexen beschikbaar te stellen, uitgezonderd bestuurs- en commissie leden. Deze uren kunnen door het lid in de ‘doedagen’ die door het bestuur worden georganiseerd worden ingebracht.

DEEL VI. TUINPERCELEN. 

Artikel 23.
De regelgeving over de tuinen wordt verder uitgewerkt in het tuinreglement.

Artikel 24, lid a.

Tuinen die per 1 mei nog niet verhuurd zijn, worden tot het eind van het jaar ‘om niet’ in gebruik gegeven aan belangstellende leden. Wel is de gebruikelijke waarborgsom verplicht. 

Artikel 24 lid b.

Belangstellende leden melden zich hiervoor schriftelijk bij de TC of secretaris. 

Artikel 24, lid c.

De toewijzing vindt plaats op volgorde van aanmelding en bedraagt max.100 m² per lid per jaar. Een lid kanin een volgend jaar nog 1 keer 100 m² bijhuren.Hierdoor is de perceelgrootte gelimiteerd tot 200 m² per lid. Een lid, dat zich voor het eerst aanmeldt, heeft voorrang op leden die eerder van deze regeling hebben geprofiteerd. 

Artikel 24, lid d.

Per 31 december  moet het in bruikleen gegeven perceel schoon worden opgeleverd aan zulks ter beoordeling van de TC. Bij schone oplevering wordt  de waarborgsom terugbetaald. Artikel 19 a tm c zijn ook hiervan toepassing.

DEEL VII   SANCTIES.

Artikel 25.

Het bestuur is bevoegd tot het nemen van maatregelen tegen die leden, die hun verplichtingen niet  nakomen en /of zich gedragen in strijd met de Statuten, Reglementen of Besluiten van de vereniging.

De maatregelen bestaan uit waarschuwen en eventueel royeren van leden.