PRIVACYBELEID
Inleiding
AVG
De AVG ( Algemene Verordening Gegevensbescherming ) verplicht VVCL om persoonsgegevens te beschermen van leden, vrijwilligers en alle andere personen waarvan zij persoonsgegevens verwerkt. In dit privacybeleid informeren wij u over de verwerking en het beheer van persoonsgegevens bij VVCL.
Doel
Het privacybeleid van VVCL is gericht op het borgen van de privacy van de leden.
Wat zijn persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die te herleiden zijn tot een persoon.
Denk b.v. aan naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres of een (pas)foto.
Op de combinatie van gegevens, die kunnen leiden tot de identificatie van een persoon is privacywetgeving van toepassing.
Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over bijvoorbeeld gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens, religieuze overtuiging of politieke voorkeur, VVCL heeft deze niet.
Welke persoonsgegevens registreert VVCL
Voor- en achternaam.
Straat/huisnummer.
Postcode/woonplaats.
Telefoonnummer(s).
E-mailadres.
Foto’s van Doe Dagen e.a. VVCL activiteiten.
Dossiervorming: VVCL legt bijzondere afspraken, die met individuele tuinders gemaakt zijn vast in een klein dossier op naam t.b.v. duidelijkheid en continuïteit; het desbetreffende lid is hiervan op de hoogte en mag het dossier inzien bij de secretaris.
De doeleinden van de gegevens
Opstellen van de overeenkomst tot lid van de vereniging middels een mail.
Contact met een lid op nemen.
Factuur verzenden / contributie innen.
E-mails en/of brieven versturen; groep e-mails worden verzonden d.m.v. “bcc”
Uitnodigingen voor bijeenkomsten versturen.
Weergave info op de website van VVCL
-de website is ook voor buitenstaanders zichtbaar.
-op de site staan alleen van de bestuursleden de namen vermeld.
-op de site staan foto’s van verenigingsactiviteiten, waarop leden herkenbaar zijn.
Bestellijsten t.b.v. gezamenlijke inkoop van zaden en plantgoed; deze bestellijsten worden aan het einde van het seizoen vernietigd.
Externe publicaties.
Privacybeleid VVCL
Algemeen
1.VVCL heeft haar privacy beleid zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging en verwijst hiernaar in al haar documenten waarin persoonsgegevens staan of gevraagd worden.
2.Wijziging van het Privacy Beleid vindt plaats bij stemming in de ALV.
Gegevens
3.Met het aanmelden als lid wordt toestemming gegeven tot het verwerken van de persoonsgegevens.
4.Indien een kandidaat tuinder niet instemt met het verstrekken van de hiervoor genoemde persoonsgegevens, kan hij/zij geen lid worden van VVCL.
5.VVCL vernietigt alle persoonsgegevens als de overeenkomst, op grond waarvan zij verkregen zijn, verlopen is, te weten 1 jaar na beëindiging van het lidmaatschap.
6.Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door VVCL kunt u terecht bij de voorzitter of secretaris van de VVCL.
7.Indien uw klacht niet adequaat wordt verholpen, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; voor de procedure hiervoor verwijzen we naar het internet.
Toegang
8.De Bestuursleden en de coördinator Winkel Commissie kunnen de persoonsgegevens raadplegen.
9.Alleen de secretaris en de penningmeester zijn geautoriseerd om de persoonsgegevens te bewerken.
10.Alle personen genoemd bij nr. 8 zijn duidelijk geïnstrueerd over het onderwerp “privacybescherming”, door het verstrekken en verduidelijken van dit document.
11.De secretaris is binnen de vereniging belast met de bescherming van alle persoonsgegevens.
12.Leden, vrijwilligers en donateurs hebben recht op inzage in de eigen gegevens die VVCL verwerkt. Zijn persoonsgegevens onjuist of onvolledig verwerkt, dan kunnen de gegevens worden gewijzigd. Tegen het gebruik van foto’s kan bezwaar gemaakt worden bij de secretaris.
13.VVCL geeft nooit persoonsgegevens door aan derden, een extern bedrijf of instelling binnen of buiten de EU.
ICT
14.VVCL heeft de digitale persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal éen gebruikersnaam en één wachtwoord van de in gebruik zijnde software.
15.VVCL heeft de digitale persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware, waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem zo ingesteld zijn dat zij automatisch software-updates downloaden en installeren.
16.VVCL heeft de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.
17.De VVCL bewerkers en gebruikers zijn op de hoogte van wat een data-lek is en dat dit direct gemeld moet worden bij de voorzitter en/of de secretaris, zodat VVCL adequaat dit lek kan dichten, afhandelen en documenteren.
18.VVCL heeft papieren documenten waarop persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.
Het Bestuur van VVCL,
Goedgekeurd in de Algemene Leden Vergadering van VVCL d.d. 27 februari 2020